Dalam kesempatan ini saya ingin berbagi sedikit pengalamam tentang tugas dan tanggung jawab seorang Koordinator Gudang dalam menjalankan fungsinya. Di sini secara tidak langsung Koordinator sebagai pengganti Supervisor gudang, yang secara struktur membawai (mengkoordinir) para:

· Checker
· Driver Pengiriman
· Operator Forklift dan
· Helper

Dalam menjalankan fungsinya, Koordinator di suatu Perusahaan yang bergerak di bidang Distribusi barang (FMCG) secara umum dibagi menjadi 2 yakni, pagi dan malam. Di sini akan kita bahas satu-persatu sbb: 

Tugas dan tanggung jawab Koordinator shift malam a.l :
1. Mengatur aktifitas di malam hari: fungsi ini secara tidak langsung sebagai pengganti Head (Supervisor/ Manager) Gudang yang harus bertanggungjawab atas kelancaran semua aktifitas Gudang di malam hari

2. Berfungsi sebagai alokator yang harus memilah dan mengalokasi semua invoice sesuai rute pengiriman yang terbaik, menentukan jumlah mobil dan menghitung konsumsi BBM yang akan dipakai keesokan harinya

3. Mengatur dan mengkoordinir team pada saat melakukan prepare dan loading barang di malam hari

4. Membuat laporan List Pengiriman dan melakukan monitoring harian untuk service level pengiriman (Delivery Service Level / DSL)

5. Bertanggungjawab terhadap kerapian barang dan kebersihan gudang setelah aktifitas di malam hari selesai

Itulah gambaran tugas dan tanggung jawab seorang koordinator Shift Malam. Sedangkan tugas dan tanggung jawab koordinator Shift Pagi di ibaratkan seperti ATC (Air Traffic Control) di bandara yang bertugas mengatur lalu lintas udara :
1. Mengatur dan memastikan keberangkatan team pengiriman di pagi hari termasuk mengecek kelengkapan team dan kondisi mobil 

2. Bertugas mem-forward alamat toko-toko baru (NOO) lewat group whatsapp kepada team pengiriman berdasarkan koordinat/ maps yang dishare oleh team Sales 

3. Bertugas mengontrol team pengiriman pada saat di lapangan melalui group whatsapp dan GPS Tracker sehingga team pengiriman jika menemui kendala bisa cepat menginformasikan ke Koordinator dan bisa teratasi dengan baik 

4. Bertugas membuat data monitoring dan mereview hasil pengiriman team, dengan cara mentracking hasil pengiriman yang kurang maksimal dengan my maps dan GPS tracking

5. Koordinator mereview dan memanggil team pengirman yang hasil pengirimannya kurang maksimal, serta menginformasikan hasil tersebut dan ditempel di papan pengumuman yang sudah disediakan

6. Siang hari Koordinator memastikan sekali lagi ke team pengiriman untuk meng-update hasil pengirimannya sebelum team kembali ke Gudang

Demikian dari gambaran tugas dan tanggung jawab seorang koordinator gudang yang selama ini sudah berjalan dan Alhamdulillah menunjukan progress yang jauh lebih baik jika dibandingkan dengan 3 atau 4 tahun sebelumnya karena saat itu kami belum menemukan cara yang paling tepat untuk ini. Semoga dengan sharing ini dapat memberikan bermanfaat untuk teman2 yang bekerja sebagai Koordinator Gudang.

[Suwardi, 04 Nov 2020.]